Wichtig zu wissen:
Um Räume direkt buchen zu können, spielen Berechtigungsprofile eine große Rolle. Folgende Berechtigungsprofile sind relevant für folgende Zielgruppen:
Berechtigungsprofil | Relevant für |
Buchung LV- und Prüfungstermine | Sekretariate und Leitung |
Öffentliche Termine | Ausgewählte Personen – hauptsächlich PRM |
Persönliche Termine | Alle Bediensteten |
- Bei Prüfungsterminen können weiterhin nur Sekretariate direkte Raumbuchungen vornehmen.
- Mit dem Profil “Öffentliche Termine” können Sachbearbeiter:innen (PRM) Raumbuchungen durchführen, die von Personen mit demselben Profil bearbeitet werden können.
- Mit dem Profil “Persönliche Termine” können alle Sekretariate und Bediensteten persönliche Termine in allen Räumen direkt buchen, die Termine aber nicht gegenseitig ändern.
Hinweis Die "alten" STTG-bezogenen Raumadmin-Profile gibt es weiterhin (z. B.: Raumadmin GUK) - sie können aber nur von den Sekretariaten und nicht allen Bedienstete verwendet werden. Sie verhalten sich gleich wie "Öffentliche Termine".
Für eine direkte Raumbuchung gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie auf die Applikation Suche freie Ressourcen.
- Wählen Sie die gewünschten Kriterien zur Ressource (z. B. Organisation, Kategorie, Gebäudebereich, Gebäude, Plätze, Von mir buchbar).
Wichtig zu wissen: Die Filterkriterien sind hierarchisch miteinander verknüpft und schränken die Suche von “Organisation” abwärts Schritt für Schritt weiter ein.
- Tragen Sie die gewünschten Kriterien zu Datum und Uhrzeit ein (z. B. Serientyp, Suchmodus, Zeitraum, Dauer).
- Wenn Sie das Feld Wunschtermin aktivieren, werden Räume bei denen zum selben Zeitpunkt nur eine Terminanfrage (Wunschtermin) aber kein Fix-Termin besteht, als frei betrachtet.
- Klicken Sie auf Suchen.
- Eine Liste von möglichen Räumen wird unterhalb der Sucheingabe angezeigt.
Die Farben geben Auskunft über die Verfügbarkeit des Raumes:
– Grün = Raum ist frei
– Orange = Raum ist teilweise belegt
– Rot = Raum ist durchgehend belegt - Klicken Sie auf den gewünschten Raumcode.
- Ein Fenster zur Eingabe des Termins wird geöffnet.
- Klicken Sie auf Neuer Termin.
- Ein Fenster zur Eingabe der Termindetails wird geöffnet.
- Tragen Sie die notwendigen Informationen wie z. B. Betreff, Datum, Uhrzeit etc. ein.
- Als Berechtigungsprofil wählen Sie Persönliche Termine.
- Klicken Sie auf Speichern und Schließen.
- Sie haben nun eine Raumbuchung mit dem Status “fix” für diesen Raum erstellt.
